Tutorial: Så gör du ifyllbara fält

Nedan används en engelsk version av Adobe Acrobat Professional (tidigare Acrobat Exchange), men med lite fantasi listar du ut vad motsvarande menyalternativ och verktyg heter på svenska.

Starta Acrobat Professional och öppna PDF-blanketten (my_form.PDF om du kommer från förra artikeln). Välj...

Tools->Advanced Editing->Forms

...och se till att Show Forms Toolbar är ibockad.

Du skall nu se en verktygslåda innehållandes följande verktyg:

Knappverktyget (Button Tool) - detta verktygs används för att skapa knappar. Dessa kan utföra handlingar när de blir nedtryckta, till exempel visa en viss sida i dokumentet, rensa blankettens fält, skicka blanketten till en server, skriva ut blanketten, gömma och visa fält och så vidare. I Acrobat Professionals användargränssnitt hittar du de mest grundläggande funktionerna. Resten måste du "skripta" själv, det vill säga programmera JavaScript (vilket vi inte kommer ta upp).
Kryssruteverktyget (Checkbox Tool) - om du vill att användaren ska kunna välja mellan noll, ett eller flera alternativ.
Menyverktyget (Combo Box Tool) - för att skapa så kallade "pop-up menyer". Detta verktyg är ett alternativ till radioknappsverktyget (se nedan).
Listverktyget (List Box Tool) - En nära släkting till menyverktyget. Med en lista kan du a) visa flera alternativ samtidigt och b) låta ifyllaren välja flera alternativ (bocka helt enkelt i kryssrutan "Multiple selection").
Radioknappsverktyget - en familj med radioknappar beter sig precis som en familj med kryssrutor, med två undantag: a) i en radioknappsfamilj kan du välja ett och endast ett alternativ, samt b) kom ihåg att så fort en radioknapp blivit ibockad går den inte bocka ur! Ofta vill man att en ifyllare ska kunna välja att inte välja. Med vanliga kryssrutor behöver du inte tänka på detta, men använder du radioknappar måste du göra ett extra alternativ för "ingenting-alternativet".
Textfältverktyget (Text Field Tool) - är antagligen det verkyg du kommer bekanta dig mest med. Med detta verktyg skapar du vanliga textfält, där ifyllaren kan skriva in sitt namn, sin adress och så vidare.
Signaturfält (Digital Signature Field Tool) - är ingenting vi behöver bry oss om i Sverige. Det finns ingen leverantör av elektroniska signaturer som är båda godkänd av staten och fungerar i Acrobat.

Sådär! Nu ska du skapa världens första elektroniska husdjursbeställningsblankett, i vilken ifyllaren kan beställa ett husdjur att levereras till dörren.

Namnfältet
Välj textfältverktyget, klicka i ena hörnet av namnfältet och dra – zooma in så får du högre precision – musen till rektangelns motstående hörn. Så fort du släpper musknappen dyker en dialogruta,Text Field Properties, upp med följande flikar:

General
Skriv "10. Namn" i Name-fältet samt "För- och efternamn" i Tooltip-fältet.

Appearence
Välj

Border Color: none
Fill Color: none
Font size: Auto (default)
Font: Helvetica Bold
Text Color: Black (default)

Options
Se till att endast Scroll long text är ikryssad.

Avsluta med att klicka Close.

Nu ska vi skapa ett "Välj djur"-fält. Det finns några alternativ för hur man kan göra detta, men i detta fall vill vi att användaren endast ska kunna välja ett husdjur. Därför använder vi radioknappar.

Växla till radioknappsverktyget och dra liten rektangel vilken skall rymma radioknappen. Döp fältet till "30. Djur" (på samma sätt som ovan, i Name-fältet under fliken General i dialogrutan som dyker upp). Klicka återigen Close.

Håll ned ctrl-tangenten och dra radioknappen dit nästa radioknapp skall vara. Genom att hålla in ctrl har du nu skapat en kopia av den första radioknappen. Eftersom denna knapp är en kopia kommer de ha samma namn (30. Djur), vilket är exakt det kriterium som krävs för att flera radioknappar ska tillhöra samma familj! Detta innebär att när blanketten fylls i kommer Acrobat se till att en och endast en av dessa radioknappar kan väljas.

TIPS: Håller du ned shift när du "klonar" radioknappen
så hamnar kopian exakt i höjd med originalet.

TIPS: Att klona ifyllnadsfält är det optimala sättet att jobba i Acrobat. Skapa ett "mallfält" och ställ in det så som du vill att alla andra fält av samma sort ska bete sig. Klona därefter fältet..

TIPS: Glöm inte att du kan kopiera och klistra ett eller flera fält, även mellan olika sidor och olika dokument.

Dubbelklicka på den vänstra radioknappen och sätt Export Value till "Katt". Sätt på samma sätt den högra till "Hund".

Avslutningsvis ska du skapa ett adressfält. Använd (återigen) textfältverktyget och rita en rekangel inuti adressfältet. Ange namnet "20. Address" på detta fält, växla sedan till Options-fliken och bocka för Multi-line.

Nästan klart! Först ska vi undvika irriterade blankettifyllare genom att ställa in tabbordningen i dokumentet. Det vill säga i vilken ordning markören vandrar mellan fälten när ifyllaren trycker på tabb. Klicka på Pages-fliken (precis till vänster om dokumentet), högerklicka på första sidan och välj Page Properties. Sätt Tab Order till Use Document Structure.

Nu återstår endast att testa blanketten (vilket du ALLTID ska göra innan du släpper iväg den!). Välj verktyget med en liten hand på, klicka i det första fältet och börja fylla i. Växla mellan fälten genom att trycka på TABB-tangenten. Lägg märke till att du får en radbrytning när du trycker RETUR i adressfältet - detta eftersom du klickat i Multi-line.

Korrigera eventuella småfel och sudda ut allt du skrev när du testade blanketten innan du sparar! Dessa värden kommer annars dyka upp, förifyllda, när din ifyllare öppnar din blankett!

TIPS: Nu har du antagligen upptäckt att du inte kan "kryssa ur" radioknappen för husdjur. Här är den omständliga lösningen: Välj "pilen" (Object Tool). Med detta verktyg kan du välja vilket blankettelement som helst. Klona en av radioknapparna (genom att ctrl-dra), välj handverktyget igen, selektera den nya radioknappen, gå tillbaks till pilverktyget, markera den nya och selekterade radioknappen och radera den.

Varför döpte vi fälten med prefix (10, 20, 30)?

Om Acrobat ska skicka en ifylld blankett till en webbserver så sorterar den först alla ifyllnader med avseende på fältens namn (och av någon outgrundlig anledning inte efter tabbordning). Skulle man skapa en rapport utifrån detta skulle värdena presenteras i ordningen: adress, namn, husdjur. I detta fall är snarare namn, husdjur, adress att föredra, därav prefixen!

Varför prefixet 10 istället för 1, 20 istället för 2 och så vidare?

Datorer må vara snabba men inte vidare smarta. Efter fält 9 kommer 10, vilket alfabetiskt sorteras in mellan fält 1 och 2: 1, 10, 11, 2, 20, 2032, bokstavsordning!

Hur sparar du PDF-blanketten?

Som en tumregel, välj aldrig File->Save! PDF-formatet har en oanvänd finess ("incremental update" på engelska), en sorts versionshantering som (i teorin) tillåter att man återgår till tidigare versioner av dokumentet. Detta innebär ju att varje sådan PDF innehåller en historik med alla de texter, bilder, typsnitt och andra objekt som någonsin funnits i dokumentet. Så om du öppnar ett 250-sidors PDF-dokument, tar bort 249 av sidorna och sedan väljer att spara (via File->Save) så kommer det nya PDF-dokumentet att bli STÖRRE än originalet!

Använd istället File->Save as..., eftersom dokumentet/blanketten då skrivs om från grunden.

Det i detta fall bästa sättet att spara på är: File->Reduce File Size. Välj Acrobat 4.0 i dialogrutan som dyker upp.

Den engelska versionen av Acrobat Professional kommer nu skrika:

Conversion Warnings

The following objects could not be updated. Their presence may cause problems while opening the PDF in lower versions of Acrobat. - JavaScripts.

Klicka helt enkelt OK – din blankett är nu så bakåtkompatibel med tidigare versioner av Acrobat den kan vara.

Sådär! Det var allt vi hade att säga. Har du några frågor eller förslag på artiklar du skulle vilja se här? Skicka oss ett mail.

Varför inte publicera din husdjursblankett gratis i re:PDF, och samla några ifyllnader över nätet?